Das würde ich schriftlich machen, am besten mit Einschreiben!
Telefonische Absprachen haben keine Substanz, da die Beamten dort meist täglich wechseln, da weiss dann X nix von, was Y geregelt hat. Und bevor da was kommt, schriftlich!
Danach kann man immernoch mal anrufen und sich mit denen unterhalten!